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Modulo di contatto e indirizzo email
Nel nostro sito è presente una pagina “Contatti” dove l’utente deve inserire alcuni dati come: nome, cognome, indirizzo e-mail, e ulteriori dati liberi nell’area testo. Nel form è altresì indicato che tramite l’invio della richiesta di contatto, l’utente dà il proprio consenso al trattamento dei dati personali e la loro successiva memorizzazione per l’elaborazione.
Al momento dell'invio del messaggio, vengono memorizzati anche i seguenti dati: indirizzo IP, la data e l'ora, al fine di assicurare la sicurezza dei nostri sistemi.
In alternativa, l’utente può contattarci all'indirizzo e-mail fornito. In questo caso, i dati personali dell'utente trasmessi via e-mail verranno memorizzati.
La base legale per l'elaborazione dei dati è:
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I dati verranno cancellati non appena non saranno più necessari per raggiungere lo scopo per il quale sono stati raccolti. Per i dati personali presenti nel form di contatto e quelli che sono stati inviati via e-mail, i dati smettono di essere trattati al termine della rispettiva conversazione con l'utente.
I dati personali aggiuntivi raccolti durante il processo di invio saranno cancellati entro e non oltre un periodo di sette giorni.
L'utente ha la possibilità di revocare il proprio consenso al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento. Se l'utente ci contatta per e-mail, può opporsi all'archiviazione dei suoi dati personali in qualsiasi momento. In tal caso, la conversazione non può essere proseguita.
Trasmissione dei dati
La trasmissione dei dati su Internet è generalmente associata a determinati rischi. Non viene effettuata una crittografia speciale dei dati, in particolare i messaggi dal modulo di contatto del nostro sito Web e i messaggi nella chat di servizio vengono trasmessi in chiaro.
Se desideri comunicare con noi tramite e-mail crittografate, è possibile utilizzare la crittografia SMIME. Si richiede di comunicarci l’eventuale esigenza di utilizzare dati crittografati, normalmente i nostri dati non sono crittografati, data l’attuale scarsa penetrazione sul mercato dei metodi di crittografia e-mail.
Trasferimento dati
Qualora l’utente fornisse dati personali, saranno trasmessi a terzi solo se è necessario per l’esecuzione di un rapporto contrattuale o qualora sussistano obblighi legali che ne giustificano questo trasferimento.
Tuttavia, i fornitori di servizi utilizzati per il nostro sito, adottano misure adeguate per proteggere i dati personali dell’utente.
1. Dati personali trattati, finalità e base giuridica del trattamento
Per “Dati” si intendono quelli relativi a persone fisiche trattati da IHI Charging Systems International S.p.A. per la stipula ed esecuzione del rapporto contrattuale con i propri clienti/fornitori, quali ad esempio quelli direttamente riferibili al cliente/fornitore persona fisica, ovvero del legale rappresentante del cliente/fornitore persona giuridica, dei dipendenti/consulenti dello stesso coinvolti nelle attività relative al contratto, nonché le eventuali altre informazioni necessarie all’esecuzione del contratto.
In particolare, detti Dati saranno trattati per le finalità di seguito indicate.
a. Gestione della relazione contrattuale/commerciale, quali: soddisfacimento di specifiche richieste del cliente/fornitore prima della conclusione del contratto; conclusione, modifiche, esecuzione del contratto; erogazione e gestione dei servizi connessi; gestione dei reclami.
Le basi giuridiche del trattamento in relazione alle suddette finalità sono:
b. Amministrativo – contabili, quali: fatturazione, gestione dei pagamenti, gestione della contabilità, organizzazione delle attività aziendali.
Le basi giuridiche del trattamento in relazione alle suddette finalità sono:
c. Adempimento di obblighi di legge previsti dal diritto nazionale o dell'Unione Europea o da contratti collettivi in conformità con il diritto nazionale, quali: adempimento di obblighi previsti da normative comunitarie e nazionali, in particolare in materia di salute e sicurezza sul lavoro, e di prevenzione dei reati (normativa antimafia, anticorruzione, D.lgs. 231/2001).
La base giuridica del trattamento è la necessità di adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il titolare del trattamento.
d. Esercizio e/o difesa dei diritti in sede giudiziale e recupero crediti, quali: gestione dell’eventuale contenzioso giudiziale, tutela e recupero dei crediti, direttamente o attraverso soggetti terzi (avvocati/agenzie/società di recupero credito).
La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse.
2. Periodo di conservazione
I dati saranno trattati per la durata del rapporto contrattuale e, dopo la sua cessazione, fino al termine di prescrizione dei diritti reciprocamente insorti fra le parti.
Nel caso di contenzioso giudiziale, per tutta la durata dello stesso, e fino al passaggio in giudicato del provvedimento decisorio.
3. Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato con l’ausilio di mezzi sia analogici sia elettronici o comunque automatizzati, con modalità e procedure strettamente necessarie al perseguimento delle finalità sopra descritte.
4. Ambito di comunicazione, soggetti autorizzati al trattamento
I Dati possono essere comunicati a soggetti esterni operanti in qualità di autonomi titolari del trattamento, come soggetti pubblici o privati legittimati a trattare i Dati (es. pubbliche amministrazioni, banche e istituti di credito, commercialisti, notai, avvocati e altri professionisti).
I Dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti esterni designati come responsabili del trattamento, che svolgono per conto del titolare specifiche attività, a titolo esemplificativo, la sua rete di distribuzione, le società e gli agenti che svolgono l’attività di recupero crediti per il titolare, consulenti legali, fiscali e amministrativi.
I Dati potranno essere trattati dai dipendenti delle funzioni aziendali deputate al perseguimento delle finalità sopra indicate, che sono stati espressamente autorizzati al trattamento e che hanno ricevuto adeguate istruzioni operative.
I Dati non sono soggetti a diffusione.
5. Conferimento dei dati
L'eventuale rifiuto da parte dell'interessato di conferire i dati personali può comportare l’impossibilità (parziale o totale) di adempiere a obblighi di legge, ovvero di stipulare o dare corretta esecuzione al contratto o servizio.
In tale evenienza, ferma restando la facoltà dell’interessato di non conferire i propri dati, il Titolare si riserva di sospendere, interrompere o non instaurare il rapporto contrattuale.
6. Diritti dell’interessato
La normativa sulla tutela dei Dati personali (artt. 12-22 del GDPR) garantisce all’interessato il diritto di essere informato sui trattamenti dei Dati e il diritto di accedere in ogni momento ai Dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica. Ove ricorrano le condizioni previste dalla normativa l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei Dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei Dati, all’opposizione al trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.
Qualora il trattamento dei Dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare il consenso prestato.
Per l’esercizio dei propri diritti, nonché per informazioni più dettagliate circa i trattamenti dei Dati, l’interessato può rivolgersi a IHI Charging Systems International S.p.A. scrivendo alla casella di posta elettronica: privacy@ihi-csi.it.
Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.
7. Trattamenti di dati di terzi
Il cliente/fornitore è informato che, qualora si avvalga di propri dipendenti o collaboratori (ivi inclusi eventuali subappaltatori) nel dare esecuzione al rapporto contrattuale, i dati personali di questi ultimi potranno essere trattati da IHI Charging Systems International S.p.A., sempre in qualità di titolare del trattamento, per le finalità di cui al punto 1.
Tali trattamenti hanno le medesime finalità, modalità e tempi di conservazione dei dati descritti nella presente informativa; in relazione a tali trattamenti, inoltre, i soggetti interessati vantano i medesimi diritti individuati al punto 6.
Il cliente/fornitore ha l’onere di informare correttamente i propri dipendenti e collaboratori in merito ai suddetti trattamenti, anche mediante la consegna agli stessi della presente informativa.